Laatst bijgewerkt: september 2026

Exten B.V. hecht waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen en welke rechten u daarbij heeft.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

Exten B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Exten B.V.
Zandven 25
5508 RN Veldhoven
Nederland

KvK-nummer: 17132330

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact met Exten kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• functie;
• zakelijk e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adres- en factuurgegevens;
• gegevens die u invult in een contact- of offerteformulier;
• informatie die u met ons deelt in e-mails of andere correspondentie;
• tekeningen, STEP-files, specificaties en andere projectinformatie die aan een aanvraag zijn gekoppeld;
• offerte-, order- en factuurgegevens;
• IP-adres en technische gegevens over het gebruik van onze website;
• informatie over bezochte pagina's en interacties met onze website, voor zover hiervoor cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt.

Wij vragen niet bewust om bijzondere persoonsgegevens via onze website.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor onder andere de volgende doeleinden:

Contact en aanvragen

Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij uw gegevens om uw vraag te beantwoorden, technische mogelijkheden te bespreken of een offerte op te stellen.

Offertes en overeenkomsten

Wij gebruiken persoonsgegevens om offertes op te stellen, opdrachten uit te voeren, leveringen te organiseren en afspraken met klanten en leveranciers na te komen.

Project- en productiebegeleiding

Bij technische projecten kunnen contactgegevens worden gebruikt voor communicatie over onder andere tekeningen, materiaalkeuze, DFM, productie, kwaliteit, planning en logistiek.

Administratie en facturatie

Wij verwerken gegevens voor onze financiële administratie, facturatie en het voldoen aan wettelijke administratieve verplichtingen.

Relatiebeheer

Wij kunnen zakelijke contactgegevens gebruiken om bestaande relaties te onderhouden en u te informeren over zaken die direct verband houden met onze dienstverlening.

Websiteanalyse en verbetering

Wij kunnen gegevens over het gebruik van onze website verwerken om de werking, inhoud en gebruikerservaring van de website te verbeteren.

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van:

• de uitvoering van een overeenkomst of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst;
• een wettelijke verplichting;
• ons gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor zakelijke communicatie, administratie, beveiliging en verbetering van onze dienstverlening;
• uw toestemming, wanneer de wet dit vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde cookies of marketingactiviteiten.

Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u die toestemming altijd intrekken.

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Daarbij hanteren wij onder andere de volgende uitgangspunten:

• contactaanvragen: zolang als noodzakelijk voor behandeling en eventuele opvolging;
• offerte- en projectinformatie: zolang als relevant voor de zakelijke relatie en mogelijke vervolgopdrachten;
• administratie en facturen: gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijnen;
• website- en analysegegevens: overeenkomstig de bewaartermijnen van de gebruikte analysetools en cookies.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Exten verkoopt geen persoonsgegevens.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met partijen die noodzakelijk zijn voor onze bedrijfsvoering of uitvoering van een opdracht, bijvoorbeeld:

• IT- en hostingproviders;
• e-mail- en softwareleveranciers;
• accountants en administratieve dienstverleners;
• transport- en logistieke partners;
• productiepartners en leveranciers wanneer dit voor een opdracht noodzakelijk is;
• adviseurs of andere professionele dienstverleners.

Wij delen daarbij alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

Waar nodig maken wij afspraken met partijen die namens Exten persoonsgegevens verwerken.

7. Productie- en projectpartners buiten de Europese Economische Ruimte

Exten werkt internationaal en kan voor technische projecten samenwerken met productie- en toeleveringspartners buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer in het kader van een project persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of gedeeld, treffen wij waar nodig passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

Technische projectinformatie wordt waar mogelijk beperkt tot wat noodzakelijk is voor productie, kwaliteitscontrole en levering.

8. Beveiliging

Exten neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of ongewenste openbaarmaking.

Geen enkel digitaal systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.

9. Uw privacyrechten

U heeft, afhankelijk van de omstandigheden, het recht om:

• inzage te vragen in uw persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens over te laten dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact met ons op via onze contactpagina.

Wij kunnen u vragen aanvullende informatie te verstrekken om uw identiteit te controleren.

10. Klachten

Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest actuele versie staat altijd op deze website.